Il metodo Sinergica 3 per scegliere l’intervento più sostenibile
Talvolta la soluzione standard non copre completamente le necessità dell’azienda, oppure emergono nuovi bisogni: attività da automatizzare, reparti da collegare, o procedure da rendere più fluide. In questi casi si tende spesso a pensare subito allo sviluppo di nuove funzioni, anche se una richiesta non implica automaticamente la necessità di programmare qualcosa di nuovo.
Ogni esigenza deve essere valutata nel contesto del processo aziendale, verificando se la soluzione più efficace sia una configurazione del gestionale, un’integrazione tra sistemi o uno sviluppo specifico.
L’area sviluppo di Sinergica 3 si occupa di analizzare ogni sistema, valutando come le esigenze operative si inseriscono nei processi aziendali: un metodo strutturato che include ascolto e collaborazione, analisi, configurazione, adozione ed evoluzione delle soluzioni.
Perché il software gestionale non può coprire tutto
Un software gestionale governa i processi comuni delle aziende attraverso funzionalità consolidate. Tuttavia, alcune aziende possono presentare processi verticali legati al settore, procedure commerciali o logistiche peculiari, operatori mobili che richiedono funzioni dedicate.
Ciò non vuol dire che il gestionale debba essere inevitabilmente sostituito o implementato con soluzioni terze: lo scarto operativo tra il software standard e il processo effettivo specifico dell’azienda deve essere valutato da occhi esperti, al fine di trovare la soluzione migliore ed evitare l’automatizzazione di processi confusi senza averli prima analizzati.
Da questa analisi emergono quattro possibili strade:
- Semplificare il processo: in alcuni casi, il problema non richiede tecnologia aggiuntiva, ma solo chiarimenti sulle funzionalità del sistema standard;
- Configurare il software esistente: la funzione potrebbe essere già disponibile, ma non configurata o utilizzata correttamente;
- Integrare sistemi differenti: l’integrazione è indicata quando le applicazioni svolgono correttamente il proprio compito, ma non condividono i dati;
- Sviluppare una soluzione specifica: lo sviluppo diventa necessario quando l’esigenza è peculiare, frequente, e non coperta dal sistema standard.
Il valore dello sviluppo non si misura dal numero di funzioni realizzate, ma dalla capacità di migliorare un processo senza rendere il sistema più fragile. Uno sviluppo personalizzato non è sempre l’unica soluzione, ma potrebbe non essere consigliabile quando:
- serve a replicare una funzione standard già disponibile;
- automatizza un processo che cambia continuamente;
- il beneficio è marginale rispetto ai costi di manutenzione;
- rende più difficili gli aggiornamenti futuri;
- nasce per conservare un’abitudine inefficiente.
Conoscenza profonda del gestionale: la base per personalizzazioni sostenibili
Alla base di ogni valutazione sulle personalizzazioni c’è un presupposto: conoscere a fondo il gestionale su cui si interviene, dalla struttura delle basi dati, le logiche interne, la tecnologia, fino ai limiti e ai punti di forza.
Intervenire su un gestionale non significa semplicemente aggiungere una funzione: l’area sviluppo di Sinergica 3 utilizza competenza ed esperienza per capire quando una personalizzazione è sostenibile, quando è rischiosa e quando invece è inutile perché già coperta dal sistema standard.
Ciò significa che alcune soluzioni si possono fare solo con un’approfondita conoscenza tecnica e professionale alle spalle che permette di intervenire senza creare fragilità, dipendenze o problemi negli aggiornamenti futuri del software, al tempo stesso accompagnata dalla capacità di gestire intere infrastrutture, riconoscere gli schemi con cui è costruito un software e individuare eventuali problemi tecnici permette di analizzare il sistema in modo ordinato, soprattutto quando si parla di personalizzazioni.
Il metodo dell’area sviluppo Sinergica 3
- Ascolto e analisi
Ogni progetto parte da una richiesta iniziale; dopo aver ascoltato le necessità del cliente, il team raccoglie informazioni su chi svolge le attività, quali dati utilizza, qual è il processo in atto, e dove si verificano errori o rallentamenti.
La richiesta viene trasformata in un requisito verificabile.
Esempio:
- richiesta iniziale: “vogliamo automatizzare gli ordini in mobilità”;
- requisito analizzato: “gli ordini raccolti dagli agenti devono essere validati, controllati rispetto al credito e trasferiti al gestionale senza reinserimento”.
- Scelta della soluzione meno complessa adeguata
Dopo aver analizzato la situazione, il team sceglie la soluzione più semplice che risolva correttamente il problema e che possa essere mantenuta nel tempo.
- Progettazione, sviluppo e test
La fase operativa comprende:
- definizione del perimetro;
- progettazione dei flussi;
- prototipi o verifiche intermedie, quando opportuno;
- sviluppo;
- test tecnici;
- test su casi reali;
- validazione con gli utenti.
- Rilascio, affiancamento ed evoluzione
Tuttavia, lo sviluppo non termina con la consegna: adozione, formazione e affiancamento degli utenti, monitoraggio e manutenzione sono attività necessarie per stabilire un nuovo processo organizzativo funzionante.
Un caso reale: InGiro per la vendità in mobilità
Un esempio concreto di questo approccio è InGiro, la soluzione mobile integrata con ESOLVER o SPRING. Il progetto nasce dall’esigenza di una rete commerciale che distribuisce prodotti alimentari sul territorio, operando in due modalità: la consegna diretta tramite tentata vendita e la raccolta ordini per la consegna successiva. In questo contesto, gli operatori avevano bisogno di uno strumento che permettesse di lavorare in mobilità con dati aggiornati e sincronizzati con la sede centrale, evitando reinserimenti successivi e informazioni incomplete.
La soluzione è stata sviluppata integrando direttamente l’applicazione mobile con il gestionale aziendale, così da garantire un flusso continuo di dati tra operatori e sede. InGiro è stato progettato per rispettare ruoli, autorizzazioni e processi già esistenti, diventando un’estensione naturale del sistema informativo. Il risultato è un processo più fluido, una maggiore continuità tra chi lavora sul campo e chi opera in ufficio, e una sincronizzazione dei dati che supporta decisioni più rapide e affidabili.
I benefici concreti del progetto
Un intervento ben progettato permette:
- di eliminare o ridurre il doppio inserimento dei dati, mantenendo continuità tra sistemi e reparti;
- ridurre attività manuali ripetitive;
- strutturare procedure che prima erano affidate alle persone;
- rendere il gestionale accessibile agli operatori sul campo, senza creare soluzioni parallele difficili da mantenere;
- rendere gli strumenti di lavoro più chiari, coerenti e integrati;
- beneficiare di una soluzione che può evolvere progressivamente nel tempo senza introdurre complessità inutili.
Conclusione
Nella vostra azienda esistono dati inseriti più volte, applicazioni che non comunicano o procedure manuali difficili da controllare? Il primo passo non è decidere che cosa sviluppare, ma analizzare il processo e capire quale intervento sia realmente necessario.
