Gestione della condivisione documenti per gli Studi professionali
Nel lavoro quotidiano di ogni Studio professionale, la condivisione rapida e sicura dei documenti è diventata un’esigenza fondamentale. Con Sportello Documenti Condivisi, applicazione web di SPORTELLO CLOUD, riduce radicalmente i tempi di gestione dei flussi documentali, ottimizzando la collaborazione tra Studio e Cliente e garantendo uno scambio di documenti e informazioni in tempo reale.
Tracciabilità, sicurezza e continuità operativa assicurate in un ambiente semplice e accessibile.
La piattaforma consente di condividere immediatamente qualsiasi tipologia di documento: F24, modelli fiscali, bilanci, Libro Unico del Lavoro, CU, analisi Excel, mandati professionali, all’interno di un’area riservata, protetta e accessibile, disponibile anche in versione mobile. I clienti possono così consultare i propri documenti in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo.
Reciprocità tra Studio e clienti: un flusso documentale integrato
La condivisione dei documenti avviene automaticamente in un unico flusso digitale strutturato grazie all’integrazione nativa con PROFIS, JOB e STUDIO, che consente allo Studio di tenere tutto sotto controllo e lavorare in modo centralizzato e automatico.
Lo Studio può:
- selezionare quali documenti condividere, a chi inviarli e in quale momento;
- effettuare invii massivi per tutti i clienti, ottimizzando tempi e operatività;
- monitorare accessi e letture;
- organizzare i documenti in fascicoli dedicati per cliente e per risorsa, creare nuove cartelle, spostare file, e aggiungere documenti.
Al momento della condivisione, il sistema invia automaticamente una notifica via e‑mail ai destinatari con il link per accedere al documento. Il cliente può visualizzarlo e scaricarlo in un’area provvisoria dedicata, in totale sicurezza (anche tramite OTP) senza allegati e senza limiti di dimensione.
Collaborazione attiva: la partecipazione del Cliente
La piattaforma non è solo uno spazio di consultazione: è un ambiente di collaborazione continua. Dalla sezione Documenti Condivisi, il Cliente può:
- impostare lo stato di “Preferito” per accedere rapidamente ai documenti più importanti;
- consultare i documenti online, sempre aggiornati, anche su mobile;
- scaricare uno o più documenti;
- caricare nuovi file destinati allo Studio;
- comunicare con lo Studio tramite annotazioni interne;
- firmare e validare i documenti direttamente online.
Tutte le operazioni svolte dal cliente sono immediatamente disponibili allo Studio, garantendo un flusso di lavoro trasparente e aggiornato in tempo reale.
Firma e validazione: processi guidati, dalla presa visione all’approvazione
Sportello Documenti Condivisi può essere integrato con il servizio di firma elettronica di Namirial, grazie all’applicazione Sportello Firma e validazione, che permette ai clienti e ai soggetti esterni (come revisori legali) di autorizzare i documenti in pochi passaggi.
Sono disponibili diverse modalità di firma:
- Firma elettronica semplice con OTP;
- Firma digitale con TOKEN/SMARTCARD;
- Firma digitale con certificato remoto.
Lo Studio può inoltre:
- verificare la presa visione dei documenti;
- richiedere approvazione o firma;
- monitorare l’intero processo di autorizzazione.
Le dichiarazioni fiscali possono così essere inviate telematicamente solo dopo il consenso del cliente, garantendo conformità e tracciabilità.
Una gestione ordinata, flessibile e integrata
Sportello Documenti Condivisi è la soluzione ideale per gestire la condivisione dei documenti in modo veloce, sicuro e completamente tracciato, offrendo allo Studio e ai suoi clienti un ambiente digitale sempre aggiornato e affidabile grazie ai servizi Sistemi.
Grazie a una struttura progettata per garantire aggiornamenti continui, backup automatici, organizzazione avanzata e conservazione dei file, la piattaforma facilita la collaborazione online e permette allo Studio di digitalizzare realmente i propri processi.
Un unico strumento per lavorare meglio, comunicare più velocemente e offrire ai clienti un servizio moderno, efficiente e sempre accessibile.
